Angebote automatisiert erstellen — vom Leistungskatalog zum versandfertigen PDF

Warum Angebotserstellung so viel Zeit kostet

In erklärungsbedürftigen Geschäften ist die Angebotserstellung oft der Engpass im Vertrieb. Jede Anfrage wird individuell betrachtet, Positionen werden aus dem Leistungs­katalog zusammen­gesucht, Preise kalkuliert, Texte formuliert, Layout in Word gebogen. Was nach Routine aussieht, kostet pro Angebot zwischen einer halben und drei Stunden — und das in einer Phase, in der Geschwindigkeit oft den Unterschied macht.

Bei Anbietern mit 200 bis 500 Angeboten pro Monat sind das mehrere Vollzeit­stellen, die ins Angebotsschreiben fließen. Stellen, die nicht für Kundenakquise oder Beziehungs­management verfügbar sind.

Was sich aufteilen lässt

Drei Tätigkeiten, die heute manuell verquickt sind und sich technisch sauber trennen lassen:

Verstehen, was angefragt wurde. Aus der eingehenden Mail oder dem Anfrage­formular extrahieren: Was wird gewollt, in welchem Umfang, mit welchen Sonderwünschen?

Passende Positionen finden. Aus dem Leistungskatalog die Positionen heraussuchen, die zu der Anfrage passen — inklusive abhängiger Positionen (“Wenn A, dann immer auch B”).

Angebot erzeugen. Aus den ausgewählten Positionen ein Angebot­dokument im Corporate-Design generieren — fertig zum Versand.

Ein konkreter Fall

Mittelständischer IT-Dienstleister, ~250 Angebote pro Monat. Anfragen kommen per Mail, per Webformular, manche per Telefon. Aktueller Prozess: Vertriebs­mitarbeiter liest, recherchiert, sucht passende Bausteine im Leistungskatalog (Excel mit ~600 Positionen), erstellt das Angebot in Word, formatiert es, generiert das PDF, schickt es raus. Pro Angebot durchschnittlich 75 Minuten.

Ziel: Reaktionszeit deutlich reduzieren, weil bei kürzeren Antwortzeiten die Abschlussquote spürbar steigt — und die Vertriebs­mitarbeitenden mehr Zeit für tatsächliches Gespräch und Beratung haben.

Wie die Lösung aussieht

1. Anfrage strukturieren. Eingehende Anfragen werden automatisch geparst: Welche Leistung, welcher Umfang, welche Sonderwünsche. Das passiert mit einem Sprachmodell, das auf typische Anfrage-Formulierungen trainiert ist. Bei niedriger Sicherheit wird das Feld als “zu prüfen” markiert.

2. Positionen vorschlagen. Aus dem Leistungskatalog werden die passenden Positionen herausgesucht und vorgeschlagen — mit Begründung, warum gerade diese. Abhängigkeiten werden mitberücksichtigt: Wenn eine Position immer eine Vorab­leistung erfordert, schlägt das System die mit vor.

3. Vorab-Angebot generieren. Aus den ausgewählten Positionen baut das System ein Vorab-Angebot im Corporate-Design — als bearbeitbares Word-Dokument oder direkt als PDF. Mengen, Preise, Konditionen sind eingetragen. Anschreiben und Standard­einleitung sind aus Vorlagen befüllt.

4. Vertriebs­prüfung. Der Vertriebs­mitarbeiter sieht das Vorab-Angebot, prüft, ergänzt individuelle Hinweise, korrigiert wo nötig — und versendet. Statt 75 Minuten pro Angebot bleibt der Aufwand bei ~10 bis 20 Minuten, abhängig von der Komplexität.

Was technisch passiert (intuitiv)

Im Hintergrund laufen drei Komponenten zusammen:

Die Anfrage-Verarbeitung ist eine Variation der E-Mail-Klassifikation, die wir auch in anderen Kontexten einsetzen. Ein Sprachmodell extrahiert strukturierte Felder aus dem Freitext — Leistung, Mengen, Termine, Sonderwünsche.

Die Positionssuche kombiniert klassische Such­techniken (Stichwort-Match auf den Positions­namen) mit semantischer Suche (was inhaltlich passt, auch wenn die Wörter nicht übereinstimmen). Das Ergebnis ist eine kuratierte Vorschlagsliste — keine vollautomatische Auswahl, sondern eine Hilfe für den Vertrieb.

Die Angebots­generierung läuft über ein Template-System, das aus den ausgewählten Positionen plus Stammdaten des Kunden ein fertiges Dokument zusammenbaut. Wir nutzen je nach Kunde Word mit Mail-Merge, LaTeX (bei hohen Anforderungen ans Layout) oder eine direkte PDF-Erzeugung.

Was es voraussetzt — und was nicht

Drei Voraussetzungen, ohne die das nicht funktioniert:

Der Leistungskatalog muss strukturiert vorliegen — egal ob in Excel, in einer Datenbank oder in einem Produkt­katalog­system. Wer keinen sauberen Katalog hat, muss vor der Automatisierung dort ansetzen.

Es muss klare Preisregeln geben. Wenn jeder Preis individuell verhandelt wird, lohnt sich die Generierung kaum. Wo Standard- oder Listenpreise mit klar definierten Ausnahmen existieren, funktioniert es gut.

Die Eingangs­kanäle müssen erfassbar sein. Mailanfragen sind ideal, Webformulare auch, Telefon­anfragen brauchen ein kurzes manuelles Erfassen — aber das ist okay.

Was nicht nötig ist: ein bestimmtes CRM, ein bestimmtes Layout, ein neues Vertriebs­tool. Das System docken wir an die bestehende Landschaft an.

Was es konkret gebracht hat

Im beschriebenen Fall nach fünf Monaten:

• Durchschnittliche Erstellungszeit pro Angebot: von 75 auf 17 Minuten reduziert.
• Reaktionszeit auf eine Anfrage (Anfrage rein → Angebot raus): von durchschnittlich 1,8 Werktagen auf “selber Tag” für einfache Anfragen, 1 Werktag für komplexe.
• Abschlussquote: gestiegen um knapp 8 Prozentpunkte. Eine Korrelation mit der schnelleren Reaktionszeit ist plausibel, kausal allerdings nicht hart belegbar — andere Faktoren könnten mitspielen.
• Konsistenz der Angebote: deutlich höher, weil aus einheitlichen Bausteinen gebaut. Weniger individuelle Formulierungen, die zu Missverständnissen führen können.

Was sich nicht eignet

Wenn jedes Angebot ein Unikat ist (Beratungs­projekte mit komplett individuellem Zuschnitt), ist die Automatisierung schwer zu rechtfertigen. Hier hilft die Lösung dennoch in einem abgespeckten Modus: die Recherche im Leistungskatalog und das Erzeugen eines Layout-Gerüsts können assistierend helfen, das eigentliche Angebot bleibt aber Handarbeit.

Wenn die Angebote­quote sehr klein ist (unter 30 pro Monat), amortisiert sich der Implementierungs­aufwand nicht — es sei denn, die Geschwindigkeit ist aus anderen Gründen geschäftskritisch.

Wenn das nach Ihrer Situation klingt

Wenn Sie regelmäßig Angebote auf Basis eines Standard-Katalogs erstellen und das Gefühl haben, dass zu viel Vertriebs­zeit ins Schreiben statt ins Verkaufen fließt — lohnt sich ein Blick. Im Erstgespräch klären wir, wie strukturiert Ihr Leistungs­katalog vorliegt und wo der größte Hebel wäre.